miercuri, 20 ianuarie 2016

Cum completez un formular de aplicație?

Odată cu dezvoltarea calculatoarelor și a accesului la internet, s-au propagat tot mai mult formularele de aplicație, în special cele online pentru a candida la un loc de muncă, de practică, de voluntariat sau la un altfel de proiect. Pe cât sunt de întâlnite, pe atât pot fi de stufoase și mâncătoare de nervi și de timp. Hai să aflăm mai multe despre ele în acest articol.

Mulți dintre noi am avut bătăi de cap cu completarea candidaturilor, fie că erau prea stufoase, fie că erau prost făcute (încâlcite, confuze, redundante), fie că timpul avut la dispoziție era prea scurt. În acest articol voi discuta mai multe despre formularele de aplicație, încercând să vă dau câteva idei sper eu utile în completarea lor: la ce aplicăm, care este rolul aplicației, ce facem înainte să aplicăm, care este structura unei aplicații și alte câteva sfaturi.

La ce aplicăm?
După cum ziceam, aplicațiile sunt foarte răspândite. Putem aplica pentru stagii de formare, de practică, de voluntariat, pentru un loc de muncă, sau chiar pentru participarea la un proiect (odată cu intrarea României în UE, cetățenii români pot participa la o gamă largă de proiecte de formare și de schimb de experiență în țările Uniunii Europene).

Care este rolul aplicației?
Instituția care organizează selecția dorește să cunoască mai bine candidații. De cele mai multe ori, nu are timpul, interesul sau resursele să stea de vorbă cu fiecare. De aceea, formularul de aplicație este o scrisoare de prezentare standardizată a candidatului în fața celui care coordonează procesul de selecție.
Din punctul de vedere al candidatului, este important ca formularul să îl reprezinte cât mai bine și să arate că acesta se încadrează cât mai bine în profilul căutat de organizație.

Înainte de a aplica …
Într-un proces de selecție profesionist, organizația anunță candidaților prin apelul de candidaturi (uneori intitulat și „anunț” pur și simplu) care este profilul candidatului ideal (ce vârstă are, de unde provine, ce educație, ce experiență profesională, ce aptitudini, ce motivații etc.). De regulă, aceste informații sunt reunite într-o secțiune separată intitulată „Profilul candidatului”. Vă recomand ca înainte de a începe completarea unui formular de aplicație să căutați și să citiți cu atenție această secțiune. Sunt cazuri speciale când anumite criterii nu sunt făcute publice pentru a evita răspunsurile dezirabile.
De exemplu, dacă căutăm persoane care beau cel puțin un pahar de suc de portocale pe zi, e posibil să nu anunțăm acest criteriu pentru ca nu toată lumea să bifeze automat această opțiune (e destul de greu să verifici veridicitatea acestei informații, nu?).
După lecturarea apelului de candidaturi e posibil să întâlniți diverse necunoscute: denumiri de organizații, de programe, de strategii, de politici, de produse, abrevieri etc.. Ar fi bine să aflați despre ce este vorba. Internetul ar putea fi de ajutor de cele mai multe ori, pornind documentarea chiar cu website-ul organizației care face selecția. Dacă mai rămân aspecte care nu sunt găsibile pe internet, puteți apela la prieteni care știți că au mai depus candidaturi similare (de multe ori am întrebat sau am fost întrebat de prieteni; în ziua de azi networkingul e foarte important). Dacă nici ei nu prea vă sunt de ajutor, nu vă rămâne decât să luați legătura cu persoana de contact (manifestarea de interes față de aplicație este un lucru bun; evitați totuși să deveniți pisălogi, pentru că este în dezavantajul vostru).
Am văzut însă și formulare mult prea stufoase comparativ cu criteriile de selecție sau cu amploarea/importanța candidaturii. În această categorie se încadrează mai multe organizații studențești, în a căror organigramă, departamentul de resurse umane e supradimensionat (peste 10-15 persoane), motiv pentru care, din exces de zel, exagerează cu aceste aplicații pentru a avea fiecare ceva de lucru. De exemplu, am văzut aplicații care puneau 10-15 întrebări de conținut, urmând mai apoi interviuri telefonice și față în față. Nu, nu era vreo selecție pentru vreun internship la NASA, ci pentru un curs de 2-3 zile în București.
Citind aceste rânduri, unii ar putea sări repede cu replica „complexitatea aplicației îi va descuraja pe cei care nu sunt cu adevărat motivați”. Dragilor, cu jumătate de gură vă zic că aveți și voi dreptate, dar, eu aș miza mai degrabă pe un set simplu de întrebări care să fie orientate strict pe criteriile după care voi face selecția. Nu de alta, dar poate vă scapă candidatul ideal „printre degete”. Nu că nu e suficient de motivat, ci poate că e plictisit de atâtea aplicații

Ce cuprinde un formular de aplicație?
Haideți să discutăm cele mai întâlnire secțiuni ale unei candidaturi.
  • Datele de identificare
Deși pare un pas banal, trebuie să fim atenți. Mi s-a întâmplat să primesc formulare cu numele scris greșit. Ne spune ceva despre autor faptul că nici numele nu a fost în stare să și-l scrie corect, nu? Scrierea greșită a adresei de e-mail sau a telefonului (atenție la precizarea prefixului internațional, dacă aplicaţi la poziții internaționale, sau dacă selecția este coordonată de o organizație din afara țării - pentru România, prefixul este +4) poate fi chiar mai păguboasă! Nu vom putea fi contactați. În al treilea rând, aceste date pot fi criterii eliminatorii: genul (masculin sau feminin - uneori există locuri limitate pentru fiecare), adresa, vârsta și uneori chiar contul pe rețele sociale (nu poți aplica pentru un post de specialist social media dacă nu ai cont de Facebook, nu?). Aici mai e o capcană. Dacă vi se cere contul din rețele sociale într-o aplicație, recrutorul poate să intre să afle mai multe informații despre voi: fotografii, prieteni, activități, interese, postări. Nu o să discutăm acum dacă este etic sau nu să facă asta. E o întreagă dezbatere pe această temă. Am vrut doar să vă atrag atenția și să vă spun că dacă vreți ca acele elemente să rămână private, va trebui să folosiți tehnicile de securitate potrivite.
  • Informații despre organizația pe care o reprezentați
Sunt situații în care nu puteți aplica în nume propriu, ci ca reprezentant al unei organizații. După ce ați obținut acordul șefului să vă depuneți candidatura, veți putea completa întrebări precum: descrierea organizației (de regulă, găsiți aceste informații pe site, dar ar fi bine să vă consultați și cu superiorul, poate informația de acolo nu este actualizată), funcția/rolul deținut și descrierea acestuia, eventual a proiectelor curente în care sunteți implicat(ă), a traseului profesional. 
  • Educație și experiență profesională
Prezentați cele mai importante elemente relevante pentru poziția pentru care candidați. Încercați să rămâneți conciși pentru a nu se pierde esențialul. 
  • Motivație. De ce vreți să ocupați poziția ...
Secretul aici e să fiți personali și să dați un răspun sincer și specific vouă. Nu veniți cu aspecte clișeice. Totuși, pentru cei în pană de idei, vă voi da câteva 3 sfaturi care merg de cele mai multe ori: dorința de dezvoltare personală și profesională (să învățați lucruri noi, să vă dezvoltați competențele), intenția de a dobândi experiență practică în domeniu și dorința de socializare și networking (legarea de noi prietenii, crearea de contacte și partajarea bunelor practici).
  • Întrebările specifice/specializate
Aici nu prea vă pot da exemple. Vă dați seama că vor fi total diferite pentru un profesor sau pentru un inginer electronist, de exemplu. Aici vă dovediți competențele tehnice, specializarea pe care o aveți. Ce vă pot sfătui însă este să le acordați maximă importanță. Din punctul meu de vedere sunt cele care cântăresc cel mai mult în evaluarea aplicației și de cele mai multe ori sunt eliminatorii.
  • Ce veți face pe viitor ...
Unele aplicații includ și această secțiune. Aici se dorește să se evalueze impactul preconizat al poziției respective în dezvoltarea dumneavoastră personală sau profesională. De pildă, dacă aplicaţi la un training de îmbunătățire a abilităților de lucru cu calculatorul, precizați cum veți folosi asta în activitatea dumneavoastră zilnică și ce planuri aveți pe viitor (de pildă, să vă certificați în utilizarea unui software).


Transmiterea aplicației
Cel mai important element la transmiterea aplicației este termenul limită. Dacă este vorba de proiecte internaționale și dacă nu se precizează astfel, data și ora limită sunt cele ale sediului central ale organizației care a lansat apelul. Nu depășiți sub nicio formă acest termen! De cele mai multe ori, aplicațiile după expirarea termenului limită vor fi respinse.
Dacă din motive obiective, nu veți putea transmite aplicația la timp, luați legătura din timp cu organizatorii și solicitați-le o extindere a termenului limită. Uneori puteți avea succes!
Tot în privința transmiterii, fiți atenți la detalii. Uneori se precizează clar formatul de transmitere: tipul atașamentelor, dimensiunea acestora precum și titlul pe care trebuie să îl aibă mesajul e-mail (dacă organizația care a lansat apelul aplică filtre mesajelor e-mail, aveți toate șansele ca mesajul să se piardă pe drum dacă nu respectați cerința de formatare a titlului). 

De evitat

  • abrevierile, jargonul profesional foarte specializat (uneori aplicațiile sunt citite inițial de o persoană din departamentul de resurse umane care poate nu are pregătirea necesară înțelegerii unor abrevieri sau termeni de specialitate);
  • implicarea emoțională, figurile de stil. Dacă nu aplicați pentru un post de poet, ar fi bine să prezentați elementele din aplicație într-o manieră obiectivă. Puteți arăta că vă pasă, dar nu exagerați!
  • pilele, relațiile, sau micile „intervenții”. Într-o organizație profesionistă, acestea nu își au rostul. Dimpotrivă, candidatul pentru care interveniți ar putea fi mai degrabă discreditat. Totuși, în instituțiile publice și în organizațiile mici, aceste practici sunt o obișnuință și dau rezultatele dorite.

Sper ca aceste sfaturi să vă fie de folos și aștept cu interes comentariile voastre!

comments powered by Disqus